Utbildning / Yrken

Administratör/Sekreterare - Utbildning / Yrke

Sinne för detaljer, ordning och struktur är viktigt för administratören som koordinerar att allt finns på rätt plats vid rätt tid. Rollen pendlar mellan ett arbete i bakgrunden och att ha många kontakter utåt.

Vad gör en administratör / vad är en administratör?

På ett litet företag eller organisation kan administratören vara alltiallo, medan man på ett större företag eller organisation kan vara specialiserad på ett fåtal uppgifter. Utbildning, erfarenhet och personlig lämplighet är också avgörande för vilka uppgifter man arbetar med.

En administratör assisterar och ger service till en eller flera personer, exempelvis en chef eller en avdelning med handläggare eller försäljare. Samtidigt kan man ansvara för egna arbetsuppgifter och projekt. Förbereda inför möten, göra presentationer och exempelvis ta fram information ur databaser samt sammanställa material och delta i utredningar. Att sammanställa statistik över exempelvis företagets försäljning och uppdatera kund- eller leverantörsregister är andra uppgifter.

Som administratör har man ofta mycket kontakt med såväl allmänheten som företag, kunder, leverantörer och myndigheter. Kundservice och kundbokning samt inköp är några exempel. Administrationen runt fakturor och ordrar är ofta ett ansvarsområde. Konferens- och resebokningar är andra vanliga uppgifter.

Vad krävs för utbildning för att bli administratör?

Utbildningskraven för administratörer varierar beroende på roll och inriktning. Till vissa tjänster kan det krävas utbildning på högskolenivå.

Grundutbildning finns inom gymnasieskolan på exempelvis Handels- och administrationsprogrammet. Motsvarande utbildningar kan även finnas inom komvux.

Lämpliga utbildningar kan även finnas inom Yrkeshögskolan.

Administratörens arbete kräver ständig vidareutbildning i data, språk och ekonomi. Det är en fördel att komplettera sin utbildning med exempelvis marknadsföring, layout, juridik, EU-kunskap eller kunskaper om informationsteknologi och informationssökning. Att behärska dataprogram både för textbehandling och hantering av löner och bokföring är ibland nödvändigt för assistenten, beroende på vilken arbetsgivare man har.

Framtidsutsikter/Arbetsmarknad för administratörer

Det har funnits ett överskott av administratörer och sekreterare under flera år. Bakgrunden är de stora rationaliseringar och effektiviseringar av arbeten med administrativt innehåll som har genomförts bland såväl offentliga som privata arbetsgivare under de senaste decennierna. Visserligen påverkar konjunkturläget även denna grupps arbetsmarknad positivt, men konkurrensen om jobben förväntas ändå bli stor under det närmaste året.

De höga och breda kompetenskrav som numera ställs vid rekryteringar innebär att många av de sekreterare som är arbetslösa har svårt att finna ett nytt arbete samtidigt som det kan vara svårare att hitta arbetskraft till de mer kvalificerade tjänsterna. Därmed är möjligheterna större för den som exempelvis har en kvalificerad utbildning, erfarenhet av att arbeta i projekt samt har goda språkkunskaper och god datorvana.